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Capacidades de Microsoft Project (I): Gestión de carteras

Actualizado: abr 7


Una las principales capacidades de Microsoft Project es la facilidad para gestionar y conocer el estado de tus carteras de proyectos.

Muchas veces nos encontramos con la necesidad de visualizar en unos pocos segundos qué

carteras de proyectos tengo y cómo progresan los proyectos asociados. Saber si están en plazo, si hay desviaciones en costes o si es necesario revisar la estrategia de inversión ante cambios en los Negocios.


Capital Planning es el gran desconocido de Microsoft PPM. Este módulo, para el que hace falta la licencia P5, es una de las primeras aproximaciones de Microsoft PPM a la Inteligencia Artificial.


Mediante un proceso de definición de palancas o "drivers", junto con los parámetros que van a condicionar qué debe hacer la organización, el sistema nos sugiere qué proyectos llevar a cabo y cuáles no. Nos busca el óptimo en base a unas restricciones y nos ofrece diferentes escenarios.

Detrás de este proceso de decisión se esconde el uso de fractales y algoritmos euclidianos para los mercados financieros.


Hoy en día, la mayoría de clientes siguen utilizando el Excel para calcular qué proyectos llevar al Comité de Dirección.




Una de los grandes logros de Microsoft ha sido situar a PowerBI como la herramienta más potente en Inteligencia Empresarial. PowerBI nos permite conectarnos en tiempo real a la base de datos de Microsoft PPM y mostrar la información de manera sencilla, clara y lo más importante, garantizando la veracidad del dato.


Microsoft nos ofrece de manera gratuita una aplicación de informes de PPM en PowerBI






En el video que mostramos a continuación, podemos ver nuestra cartera de proyectos de dos maneras:


1. Informe de PowerBI insertado. Este informe lo hemos personalizado a nuestra conveniencia y los hemos dejado programado para que se actualice todas las noches sin necesidad de acción humana alguna. Extrae de PPM el número de proyectos, los proyectos por fase, el número de proyectos retrasados o con sobrecoste y el grado de ejecución global de la cartera de proyectos, tanto en coste económico, como en esfuerzo equivalente.


2. Centro de proyectos. Esta vista clásica que nos ofrece Microsoft PPM nos permite visualizar todos los proyectos categorizados por áreas y/o departamentos, con sus fechas, KPI, evolución de costes y su visualización agregada en formato Gantt consolidado.


Esta capacidad se ve potenciada por la posibilidad de parametrizar el acceso a la información por grupos y niveles de seguridad.



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