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Microsoft Flow: Flujos en la nube

En este post aprenderemos a crear flujos de trabajo sencillos para mejorar nuestra producción en el trabajo.



¿Qué es Microsoft Flow?

Microsoft Flow es una herramienta diseñada para automatizar tareas, como, por ejemplo, alertas, notificaciones, recopilación de datos y comunicaciones.

Te permite ahorrar tiempo en tareas del día a día, puedes elegir entre casi 300 aplicaciones para aumentar la eficiencia de tu negocio.

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¿Cómo empezar con Microsoft Flow?

Microsoft Flow es una herramienta básica, no es necesario tener grandes conocimientos para utilizarla de forma efectiva.

Para empezar a trabajar necesitaremos una licencia de Office 365 y acceder a Microsoft Flow:

https://emea.flow.microsoft.com

Crear flujo

Existen varias formas de crear un flujo, puedes utilizar una plantilla o crearlo desde cero, vamos a implementar las dos opciones.

-Con una plantilla:

Existen muchas plantillas para crear flujos, si es una tarea básica normalmente satisfará nuestras necesidades, estos son ejemplos de plantillas existentes:

Vamos a usar la plantilla siguiente:

Es necesario tener acceso a SharePoint. Como bien dice, enviará un correo electrónico a quien decidas cuando se cree un elemento en SharePoint.

La plantilla tendrá la siguiente forma:

Tenemos una conexión con SharePoint a la que le deberemos introducir la dirección de un sitio de SharePoint y el nombre de una lista de ese sitio.

En la conexión con el correo electrónico tenemos que introducir a quien le mandamos el correo.

En el asunto y cuerpo de la plantilla hay valores añadidos, estos valores son del elemento creado en SharePoint podremos poner lo que deseemos.

Una vez guardado si creamos un elemento en la lista elegida del SharePoint veremos que envía el correo a las direcciones elegidas.

En el flujo podemos ver las últimas ejecuciones.

-Flujo de cero: Vamos a crear un flujo de cero utilizando un flujo de nube automatizado.

En el panel de la izquierda seleccionaremos crear, y aquí seleccionaremos flujo de nube automatizado, significa que se desencadenará por el evento que designemos

Al crear este flujo deberemos darle un nombre y un desencadenador, en este caso elegiremos Cuando se crea un archivo.

Al crearlo solo tendremos el desencadenador vacío

Entonces debemos elegir la dirección del sitio de SharePoint y el nombre de la biblioteca.

Cuando elijamos estos datos tendremos que agregar un nuevo paso, tenemos muchas opciones, pero queremos algo sencillo, enviar un correo, así que pinchamos en correo y elegimos la opción que nos da

Aquí elegiremos a quien va dirigido el correo y el asunto y cuerpo de el mismo.

Podemos añadir valores del archivo creado en SharePoint, por ejemplo, podemos añadir el título al asunto y el “creado por Email” para enviarle el correo a esa dirección y en el cuerpo la descripción.

El correo terminado quedaría así:

Como veis es muy fácil crear un flujo con Microsoft Flow, y puede mejorar nuestra productividad con tareas diarias que se hacen monótonas como enviar correos o copiar archivos en un SharePoint, también se pueden hacer flujos más complicados para tareas más complejas.


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